FAQ Hinweisgeberschutz 

Q: Was ist das HinweisgeberInnenschutzgesetz (HSchG)?

Das Bundesgesetz über das Verfahren und den Schutz bei Hinweisen auf Rechtsverletzungen in bestimmten Rechtsbereichen (HinweisgeberInnenschutzgesetz-HSchG) setzt die EU Richtlinie 2019/1937/EU zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden, in Österreich um. Das HSchG liegt derzeit im Entwurf vor. Mit dem Inkrafttreten wird im Herbst 2022 gerechnet.

Das Gesetz sieht eine verpflichtende Einrichtung eines internen Hinweisgebermeldesystems für Rechtsträger des Privatrechts oder des öffentlichen Rechts unabhängig von ihrer Branchenzugehörigkeit vor. Damit wird die Einrichtung einer Compliance Struktur für bestimmte Bereiche auch für den Mittelstand verpflichtend.

Die Hinweisgeber:innen sind, sofern die Meldung berechtigt ist, vor Vergeltungsmaßnahmen geschützt. 

 

Q: Was ist ein internes Hinweisgebermeldesystem?

Unternehmen haben einfache Verfahren mit vorhersehbaren Abläufen, die für Hinweise über Rechtsverletzungen im Unternehmen zur Verfügung stehen, einzurichten.

Das Meldesystem ist ein vertrauliches Kommunikationstool zwischen den Hinweisgeber:innen und der verantwortlichen internen Person oder Abteilung innerhalb der Organisation.

 

Q: Welchen Nutzen bringt ein internes Meldesystem?

Ein internes Meldesystem ist ein wichtiger Teil des internen Compliance-Systems. Es trägt dazu bei, dass Rechtsvorschriften eingehalten werden.

Darüber hinaus ist es ein Risikomanagementtool, da es eine Möglichkeit schafft, einfach auf Missstände hinzuweisen, die sonst verborgen bleiben oder erst später entdeckt werden würden. Tatsächlich wissen die Mitarbeiter:innen am besten, wo etwas schief läuft, und können somit barrierefrei im Sinne des Unternehmens einen Hinweis abgeben.

Weiters sichert das interne Meldesystem, dass Missstände intern behandelt und nicht an externe Behörden herangetragen werden oder gar in der Öffentlichkeit landen. Damit schützt es vor allem die Reputation und die Geschäftsgeheimnisse des Unternehmens.

Ein sorgfältig eingerichtetes internes Meldesystem kann zudem ein wichtiges Verteidigungsargument in allfälligen Strafverfahren auf Grundlage der Verbandsverantwortlichkeit sowie in Verfahren betreffend die persönliche Haftung der Geschäftsleitung von Unternehmen sein.

 

Q: Wer muss ein internes Hinweisgebermeldesystem einrichten?

Betroffen sind eine Vielzahl an Unternehmen und Gebietskörperschaften. Der Entwurf spricht von Rechtsträgern des Privatrechts oder des öffentlichen Rechts.

Rechtsträger des Privatrechts sind Unternehmen, also juristische Personen des Privatrechts oder rechtsfähige Personengesellschaften, sonstige rechtsfähige Personenvereinigungen oder natürliche Personen die unternehmerisch tätig sind.

Juristische Personen des öffentlichen Rechts sind Rechtsträger der Hoheits- als auch der Privatwirtschaftsverwaltung.

Somit sind Einzelunternehmer, Kapitalgesellschaften, Vereine, Genossenschaften, Unternehmen der Privatwirtschaftsverwaltung, Privatstiftungen, Anstalten, Gemeinden, Länder, Bund, Sozialversicherungsträger, etc. mit jeweils 50 oder mehr Arbeitnehmer:innen oder Bediensteten von der Verpflichtung zur Einrichtung eines Hinweisgebermeldesystems erfasst.

Bei der Berechnung der Anzahl der Beschäftigten ist die Anzahl während jener drei Monate des vorangegangenen Kalenderjahrs zu ermitteln, in denen der höchste Beschäftigungsstand gegeben war.

 

Q: Bis wann ist das interne Hinweisgebersystem einzurichten?

Für die Einrichtung von internen und externen Stellen gilt eine Übergangsfrist von sechs Monaten ab dem Inkrafttreten des HSchG. Aus heutiger Sicht ist wird die Übergangsfrist vermutlich im Laufe des 1. Quartals 2023 enden.

Unternehmen und juristische Personen des öffentlichen Rechts mit weniger als 250 Beschäftigten haben bis zum 18. Dezember 2023 Zeit für die Einrichtung.

 

Q: Wie ist ein internes Hinweisgebermeldesystem auszugestalten?

Hinweise müssen der internen Stelle schriftlich oder mündlich oder in beiden Formen gegeben werden können. Im Fall der Zulässigkeit mündlicher Hinweise müssen diese telefonisch oder mit einem anderen Mittel der mündlichen Kommunikation gegeben werden können.

Das einzurichtende Meldesystem soll die interne Hinweisgebung in einer Weise ermöglichen, dass Hinweisgeber:innen ein Anreiz geboten wird, Hinweise bevorzugt an einer internen Stelle anstelle einer externen Stelle (Bundesamt zur Korruptionsprävention und Korruptionsbekämpfung) abzugeben.

Ein internes Meldesystem wird zumeist als elektronischer Hinweiskanal und einer internen Stelle, die die Hinweise entgegennimmt und behandelt, eingerichtet.

Elektronische Hinweisgebersysteme müssen technisch und organisatorisch den Anforderungen der DSGVO (insbesondere Art. 25 DSGVO) entsprechen. Aus Kosten und Effizienzgründen sollten daher externe Anbieter von Softwarelösungen für die Einrichtung des Hinweiskanals in Betracht gezogen werden.

 

Q: Wie ist die interne Stelle auszugestalten?

Das hängt von der Größe und der Komplexität des Unternehmens oder der juristischen Person des öffentlichen Rechts ab. Weiters ist auch eine Einschätzung des fachlichen und zeitlichen Ressourcenaufwands bei der Bewältigung der Aufgaben der internen Stelle entscheidend.

Die internen Stellen sind mit den zur Erfüllung ihrer Aufgaben notwendigen finanziellen und personellen Mitteln auszustatten. Sie sind so sicher zu planen, einzurichten und zu betreiben, dass die Vertraulichkeit der Identität der Hinweisgeber:innen und Dritter, die in der Meldung erwähnt werden, gewahrt bleibt.

Den für die Entgegennahme und Behandlung von Hinweisen verantwortlichen Personen dürfen bei der Erfüllung ihrer Aufgaben keine Weisungen erteilt werden.

Gerade bei klein- und mittelständischen Unternehmen kann die Bereitstellung der fachlichen Ressourcen und die Wahrung der Vertraulichkeit der Hinweisgeber:innen eine Herausforderung darstellen.

 

Q: Welche Aufgaben hat die internen Stelle?

 

  • Unparteilichkeit

Interne Stellen haben bei der Entgegennahme und Behandlung von Hinweisen unparteilich und unvoreingenommen vorzugehen. 

  • Bestätigung des Eingangs von Hinweisen

Der Eingang schriftlicher Hinweise ist unverzüglich, spätestens nach sieben Kalendertagen schriftlich an die Hinweisgeber:innen zu bestätigen, es sei denn die Hinweisgeber:innen haben sich gegen die Bestätigung ausgesprochen.

  • Stichhaltigkeitsprüfung

Jeder Hinweis ist von der internen Stelle auf seine Stichhaltigkeit hin zu überprüfen.

  • Dokumentation von mündlichen Hinweisen

Mündliche Hinweise können mittels Gedächtnisprotokoll, oder mittels Tonaufzeichnung und Transkription dokumentiert werden, wenn der/die Hinweisgeber:in dem zustimmt.

  • Bekanntgabe von Folgemaßnahmen

Spätestens drei Monate nach Entgegennahme eines Hinweises hat die interne Stelle dem/der Hinweisgeber:in bekanntzugeben,

  1. welche Folgemaßnahmen, wie bspw. interne Nachforschungen oder Untersuchungen, die interne Stelle ergriffen hat oder zu ergreifen beabsichtigt oder

  2. aus welchen Gründen die interne Stelle den Hinweis nicht weiterverfolgt.

 

Q: Welche Hinweise sind berechtigt?

Das HSchG dehnt den Anwendungsbereich gegenüber der Richtlinie aus. 

Erfasst ist die Hinweisgebung betreffend die Verletzung von Vorschriften in einem der folgenden Bereiche:

  1. Öffentliches Auftragswesen,

  2. Finanzdienstleistungen, Finanzprodukte und Finanzmärkte sowie Verhinderung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung, 

  3. Produktsicherheit und -konformität,

  4. Verkehrssicherheit,

  5. Umweltschutz,

  6. Strahlenschutz und kerntechnische Sicherheit,

  7. Lebensmittel- und Futtermittelsicherheit, Tiergesundheit und Tierschutz,

  8. öffentliche Gesundheit,

  9. Verbraucherschutz,

  10. Schutz der Privatsphäre und personenbezogener Daten sowie Sicherheit von Netz- und Informationssystemen,

  11. Verhinderung und Ahndung von Straftaten nach den §§ 302 bis 309 des Strafgesetzbuches (das sind strafbare Verletzungen der Amtspflicht, Korruption und verwandte strafbare Handlungen)

  12. zum Nachteil der finanziellen Interessen der europäischen Union,

  13. Verletzungen von Binnenmarktvorschriften im Sinne von Art. 26 Absatz 2 AEUV,

  14. Verletzungen von Unionsvorschriften über Wettbewerb und staatliche Beihilfen,

  15. Verletzungen von Binnenmarktvorschriften in Bezug auf Handlungen, die die Körperschaftsteuervorschriften verletzen oder in Bezug auf Vereinbarungen, die darauf abzielen, sich einen steuerlichen Vorteil zu verschaffen, der dem Ziel oder dem Zweck des Körperschaftsteuerrechts zuwiderläuft.

 

Q: Sind anonyme Hinweise zu beachten?

Anonyme Hinweisgeber:innen sind ebenso geschützt. Der Schutz der Anonymität ist eine große Herausforderung für kleine und mittelgroße Organisationen.

 

Q: Welche Sanktionen gibt es, wenn kein internes Meldesystem eingerichtet wird?

Die Verpflichtung zur Einrichtung ist ein sog. „soft-law“, denn das Unterlassen der Einrichtung eines Hinweisgebermeldesystems wird nicht bestraft. 

Beachtenswert ist jedoch, dass das Unternehmen die Kontrolle verliert und Missstände nicht mehr intern regeln kann.

Gibt es keinen internen Meldekanal so steht dem Hinweisgeber jedenfalls die Meldung an das Bundesamt zur Korruptionsprävention und Korruptionsbekämpfung offen.

Unter bestimmten Voraussetzungen ist auch eine Offenlegung an die Presse oder in den sozialen Medien möglich.

Dadurch droht dem Unternehmen, neben den rechtlichen Konsequenzen, auch ein beachtlicher Reputationsschaden.

Weiters können auch Betriebs- oder Geschäftsgeheimnisse durch einen Hinweis an die Behörden und an die Öffentlichkeit gelangen.

 

Q: Wann ist eine externe Meldung zulässig ?

Hinweisgeber:innen sollen Hinweise in erster Linie internen Stellen geben. Einer externen Stelle sollen Hinweise in Fällen gegeben werden, in denen die Behandlung des Hinweises im internen Hinweisgebersystem entsprechend den Bestimmungen HSchG nicht möglich (bspw. bei Fehlen oder Mangelhaftigkeit eines internen Hinweisgebersystems), nicht zweckentsprechend oder nicht zumutbar ist oder sich als erfolglos oder aussichtslos erwiesen hat.

Dennoch besteht in jedem Fall ein Schutz der Hinweisgeber:innen, wenn eine Meldung an die externe Meldestelle ergeht, obwohl ein internes Hinweisgebersystem eingerichtet worden ist.

Nur ein vertrauensvolles Hinweisgebersystem schützt vor Meldungen an die externe Meldestelle.

 

Q: Welche Behörde ist die externe Meldestelle?

Das Bundesamt zur Korruptionsprävention und Korruptionsbekämpfung (BAK) ist die externe Meldestelle. Das BAK ist eine Einrichtung des Bundesministeriums für Inneres. Es ist de lege organisatorisch außerhalb der Generaldirektion für die öffentliche Sicherheit angesiedelt und bundesweit zuständig für

  • die Vorbeugung, Verhinderung und Bekämpfung von Korruption,

  • die enge Zusammenarbeit mit der Wirtschafts- und Korruptionsstaatsanwaltschaft (WKStA) sowie

  • die Wahrnehmung zentraler Funktionen im Bereich der sicherheits- und kriminalpolizeilichen Zusammenarbeit mit ausländischen und internationalen Anti-Korruptionseinrichtungen.

Ergehen Hinweise an Organe, Einrichtungen oder sonstige Stellen der Europäischen Union sind die Hinweisgeber:innen ebenfalls geschützt, da diese Einrichtungen als externe Stellen gelten.

 

Q: Wann ist eine Veröffentlichung der Rechtsverletzung möglich?

Die Veröffentlichung eines Hinweises an ein Medium im Sinne des § 1 Abs. 1 Z 1 des Mediengesetzes, worunter insbesondere die Presse und soziale Medien fallen, ist zulässig und haben Hinweisgeber:innen einen Anspruch auf Schutz vor Vergeltungsmaßnahmen, sofern 

  1. die Hinweisgeber:innen den Hinweis zuvor bei einer internen oder externen Stelle abgegeben haben, ohne dass innerhalb der bestimmten Fristen geeignete Folgemaßnahmen getroffen wurden; oder

  2. hinreichende Gründe zur Annahme vorliegen, dass sie bei einem vorherigen Hinweis an eine externe Stelle Vergeltungsmaßnahmen zu befürchten haben oder aufgrund der besonderen Umstände des Einzelfalls geringe Aussichten bestehen, dass wirksam gegen die Rechtsverletzung vorgegangen wird, insbesondere weil Beweismittel unterdrückt oder vernichtet werden könnten oder weil Absprachen oder eine Beteiligung der externen Stelle befürchtet werden; oder

  3. die Rechtsverletzung eine unmittelbare oder offenkundige Gefährdung des öffentlichen Interesses darstellen kann, wie etwa in einer Notsituation oder bei Gefahr eines irreversiblen Schadens.

 

Q: Welche Personen können Hinweisgeber:innen sein?

Der Hinweisgeber:innenschutz erfasst eine sehr weite Personengruppe.

Geschützt sind Personen, die aufgrund beruflicher Verbindung zu einem Rechtsträger des Privatrechts oder des öffentlichen Rechts Informationen über Rechtsverletzungen erlangt haben. Dazu zählen Arbeitnehmer:innen, überlassene Arbeitskräfte an den Rechtsträger, Bewerber:innen, Praktikant:innen, Volontär:innen, selbständig erwerbstätige Personen, Mitglieder eines Verwaltungs-, Leitungs- oder Aufsichtsorgans des Rechtsträgers, oder Personen, die unter der Aufsicht und Leitung einer Auftragnehmer:in, einer Subunternehmer:in des Rechtsträgers oder dessen Lieferant:innen arbeiten.

 

Q: Welchen Schutz genießen die Hinweisgeber:innen?

  • Vertraulichkeitsschutz

Die Identität von Hinweisgeber:innen ist durch die internen und externen sowie mit den Aufgaben der internen Stelle beauftragten Dritten (bei Auslagerungen) zu schützen. Die Identität darf nur offengelegt werden, wenn dies im Rahmen eines verwaltungsbehördlichen oder gerichtlichen Verfahrens oder eines Ermittlungsverfahrens nach der Strafprozessordnung 1975 seiner Art nach unerlässlich und im Hinblick auf eine Gefährdung der Person des/der Hinweisgeber:in im Hinblick auf die Stichhaltigkeit und Schwere der erhobenen Vorwürfe verhältnismäßig ist.

  • Schutz vor Vergeltungsmaßnahmen

Vergeltungsmaßnahmen sind rechtsunwirksam. Dazu zählen bei Mitarbeiter:innen etwa Suspendierung, Kündigung, Nichtverlängerung von befristeten Arbeitsverträgen, Herabstufung, Versagung einer Beförderung, Aufgabenverlagerungen, Arbeitsortänderungen, Versagung der Teilnahme an Weiterbildungsmaßnahmen, negative Leistungsbeurteilungen, Disziplinarmaßnahmen etc.

Bei Lieferanten oder Kunden wären dies etwa der Entzug einer Lizenz oder einer Genehmigung.

  • Schutz vor Haftungen

Hinweisgeber:innen haften nicht für Verletzungen von Geheimhaltungspflichten sofern der Hinweis berechtigt ist und die Hinweisgeber:innen einen hinreichenden Grund zur Annahme haben, dass der Hinweis notwendig ist, um eine Rechtsverletzung aufzudecken oder zu verhindern.

Ausgenommen davon sind Verletzungen von Verschwiegenheitspflichten der gesetzlich geregelten Gesundheitsberufe, der Rechtsanwält:innen, der Notar:innen sowie der Wirtschaftstreuhandberufe Ausübenden und in Bezug auf Vergabeverfahren öffentlicher Aufträge und Konzessionen, die wesentliche Sicherheitsinteressen betreffen.

 

Q: Fördert ein interner Meldekanal nicht das „Vernadern“?

Die Erfahrung zeigt, dass es die Hinweisgeber in aller Regel mit den Unternehmen gut meinen und die Meldungen für die Unternehmen von Interesse sind.

Ein „falsches“ Vernadern wäre in der Regel kein berechtigter Hinweis und würde bei der Prüfung der Stichhaltigkeit bereits ausgefiltert werden.

Zudem wird das wissentlich falsche oder irreführende Hinweisgeben nach dem HSchG unter Strafe gestellt und kann Schadenersatzansprüche begründen.

 

Q: Sind Hinweisgeber:innen an Vertraulichkeitsverpflichtungen gebunden?

   

Sofern der Hinweis berechtigt ist und die Hinweisgeber:innen einen hinreichenden Grund zur Annahme haben, dass der Hinweis notwendig ist, um eine Rechtsverletzung aufzudecken oder zu verhindern, sind die Hinweisgeber:innen für eine Verletzung einer Vertraulichkeitsverpflichtung nicht haftbar.

 

Q: Welche Herausforderungen gibt es bei der Einrichtung eines internen Meldekanals?

Die technische Lösung kann sehr schnell umgesetzt werden. Dafür gibt es erfahrene Anbieter:innen von Softwarelösungen.

Rechtliche Herausforderungen stellen sich bei der Einrichtung und beim Betrieb des Meldekanals.

Die Einrichtung muss arbeitsrechtlich und datenschutzrechtlich sauber ausgestaltet sein.

Es ist zu prüfen, ob eine Meldung tatsächlich in den sachlichen Anwendungsbereich des HSchG fällt und somit berechtigt ist. Nur ein Verstoß der zur Hinweisgebung berechtigt, ist gemäß den Verpflichtungen des HSchG weiterzuverfolgen.

 

Q: Welche Möglichkeiten bestehen bei der Umsetzung?

Eine Alternative zur internen Einrichtung mit den damit verbundenen Anforderungen an Ressourcen und Know-how kann die Auslagerung an Dritte (e.g. Anbieter:innen von Meldeplattformen und  Rechtsanwaltskanzleien) sein.

Rechtsanwaltskanzleien bieten „eigene“ Systeme an, die in der Regel white label Lösungen von externen IT Dienstleister sind.

 

Q: Welchen Nutzen hat eine Auslagerung?

Eine Auslagerung spart Entwicklungs- und Betriebskosten für den internen Meldekanal. Zudem müssen keine internen fachlichen Ressourcen aufgebaut werden, die sich um die Prüfung und Weiterverfolgung von Hinweisen kümmert.

Eine Auslagerung an professionelle Partner stellt sicher, dass die Anforderungen an den Meldekanal sorgfältig umgesetzt sind. Die Meldungen werden fachlich aufgearbeitet und dokumentiert. Nach der Prüfung der Relevanz der Meldung, werden geeignete Folgemaßnahmen dem Unternehmen vorgeschlagen und diese bei der Umsetzung unterstützt.

Kurzum, dem Unternehmen wird alles abgenommen und es wird nur dann involviert, wenn tatsächlich eine Folgemaßnahme zu setzen ist. 

Zudem wird sichergestellt, dass die Hinweise der Hinweisgeber:innen vertraulich behandelt werden. 

Gerade in kleinen und mittelständischen Unternehmen kann auf Grund der geringen Unternehmensgröße die Vertraulichkeit oft nur durch eine Auslagerung sichergestellt werden. Die vertrauliche Behandlung ist der wesentliche Baustein, um Vertrauen in das Hinweisgebersystem zu sichern und externe Meldungen oder Veröffentlichungen zu vermeiden.

 

Q: Was ist das Angebot von WMWP?

Wir übernehmen die gesamte Abwicklung mit der Entgegennahme, der Dokumentation und der Prüfung der Meldungen, halten mit den Hinweisgeber:innen den Kontakt und erarbeiten die geeigneten Folgemaßnahmen. Nach jedem Jahr erstellen wir einen Jahresbericht.

Dafür bieten wir eine Jahrespauschale, die wir in geringen monatlichen Beträgen abrechnen.

Wenn es gewünscht wird, unterstützen wir auch gerne bei der Implementierung des Hinweisgebersystems mit den erforderlichen datenschutzrechtlichen und arbeitsrechtlichen Schritten und helfen auch bei der umfassenden Information an die Mitarbeiter:innen.

Diese Leistungen können wir für die gesamte Unternehmensgruppe als one-stop-shop Lösung einschließlich der ausländischen Tochterunternehmen in den jeweiligen Landesprachen anbieten. 

Die technische Umsetzung erfolgt durch unser Partnerunternehmen LegalTegrity.

 

Q:  Wer ist WMWP Rechtsanwälte?

Wiedenbauer Mutz Winkler & Partner Rechtsanwälte GmbH (WMWP Rechtsanwälte) ist eine auf Wirtschaftsrecht spezialisierte Anwaltskanzlei mit Standorten in Wien und Klagenfurt und ist auf die rechtliche Beratung von klein- und mittelständischen Unternehmen spezialisiert.

WMWP ist Gründungskanzlei von act legal, einem Verbund von Rechtsanwaltskanzleien mit 16 Büros in 9 europäischen Jurisdiktionen. So können wir jederzeit unsere Kollegen in Frankfurt, Amsterdam, Mailand, Turin, Warschau, Bratislava, Prag, Bukarest und Budapest bei grenzüberschreitenden Fragestellungen beiziehen. 300 Anwält:innen sind nur einen Anruf entfernt.

Mehr zu WMWP Rechtsanwälte Siehe https://www.actlegal-wmwp.com/ 

 

Q: Wer ist LegalTegrity?

LegalTegrity ist ein von Rechtsanwält:innen und Compliance Fachleuten gegründetes Unternehmen, welches ein digitales Hinweisgebersystem auf SaaS Basis anbietet. Das System ist bereits bei vielen Unternehmen in Verwendung und ist in wenigen Momenten für Sie umgesetzt.

Mehr zu LegalTegrity Siehe https://legaltegrity.com/hinweisgeberloesung/ 

 

Q: Wer hilft?

Dr. Roman Hager LLM, Rechtsanwalt und Partner von WMWP Rechtsanwälte 

1030 Wien, Am Heumarkt 10

Tel: (01) 512 59 55 – 800

Email: Roman.Hager@actlegal-wmwp.com

Roman Hager hat mehr als 25 Jahre Berufserfahrung als Rechtsanwalt und in der Finanzindustrie. 

Er promovierte an der Universität Wien als doctor iuris und hält einen Master of Laws der renommierten University of London, London School of Economics and Political Science.

Seine Tätigkeitsschwerpunkte liegen im Regulierungs-, Gesellschafts-, Bank- und Finanzrecht. Zusätzlich hat er 15 Jahre Erfahrung in der Finanzindustrie, davon überwiegend im Risikomanagement, als Geschäftsführer und als Aufsichtsrat erworben.

 

 

 

Stand 22.6.2022